Koordinator | Manager (m/w/d) für Projekte, Prozesse und PMO

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt – zunächst befristet bis Ende 2027, mit Aussicht auf Verlängerung – einen engagierten Koordinator | Manager (m/w/d) für unsere Projekte, Prozesse und Strukturen, der das Team bei der Initiierung, Umsetzung und Weiterentwicklung von Projekten unterstützt sowie die Strukturen unserer Prozesse, Informationsflüsse und digitalen Arbeitsumgebung weiterentwickelt.

Projektübergreifende Koordination & Unterstützung

• Erstellung von Arbeits-, Zeit- und Budgetplänen auf der Grundlage der jeweiligen Projektstrategien

• Koordinierung der Projekte unter Berücksichtigung der Ressourcen, einschließlich des Trackings der Arbeitsabläufe, Meilensteine, KPIs, und Ergebnissen im Aufgabenmanagement-Tool Asana

• Einholung von Angeboten, Durchführung von Vergleichsprozessen sowie Steuerung des Dienstleistermanagements

• Identifikation, Bewertung und Überwachung möglicher Projektrisiken sowie Entwicklung geeigneter Präventions- und Gegenmaßnahmen

• Frühzeitiges Erkennen von Herausforderungen oder Zielabweichungen, Steuerung eines transparenten Eskalationsprozesses und Koordination geeigneter Lösungsmaßnahmen

PMO & Prozessmanagement

• Aufbau, Weiterentwicklung und Sicherstellung effizienter Projekt- und Organisationsprozesse

• Strukturierung und Weiterentwicklung von Dokumentations- und Wissensmanagement-Systemen (insbesondere Asana und HubSpot)

• Entwicklung und Pflege von Standards, Richtlinien, Templates und Best Practices zur Sicherstellung transparenter, konsistenter und zugänglicher Informationsflüsse im Team

Tool- & Systemverantwortung

• Strategische Weiterentwicklung und operative Betreuung unserer Tools (insbesondere Asana und HubSpot)

• Aufbau und Optimierung von Projektstrukturen, Dashboards und Automatisierungen

• Schulung und Befähigung des Teams im Umgang mit Tools und Prozessen zur Einhaltung definierter Prozesse, Strukturen und Qualitätsstandards

• Schnittstellenmanagement zwischen verschiedenen Systemen, Datenquellen und dem Team

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im PMO, Prozessmanagement oder organisationsübergreifender Projektsteuerung

• Erfahrung im Aufbau und in der Optimierung von Prozessen, Strukturen, Projektmanagement Standards  und effiziente Organisationsabläufe

• Sehr gute analytische Fähigkeiten, eine hohe Lösungsorientierung und die Fähigkeit komplexe, neue Sachverhalte für unterschiedliche Zwecke, Zielgruppen und Partner adressatengerecht strukturieren und formulieren

• Ganzheitlicher Blick auf organisatorische und logistische Abläufe mit inhaltlichem Feingefühl, um die Projektreferenten sowohl strukturell als auch inhaltlich wirkungsvoll zu unterstützen

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten

• Hohe Eigenverantwortung sowie eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten

• Sicherer Umgang mit Google Workspace, Microsoft Excel, Aufgaben- und Projektmanagement-Tools (Asana), CRM-Systemen (HubSpot), WordPress, sowie hohe Affinität zu digitalen Lösungen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

• Sie sind bereit für 1-2 Geschäftsreisen pro Monat innerhalb Deutschlands

• Mitarbeit an einem einzigartigen, gesellschaftlich relevanten Projekt mit viel Gestaltungsspielraum
  

• Ein realistischer, bodenständiger Zugang zum Thema Umwelt- und Klimaschutz

• Ein wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien und echtem Pioniergeist

• Flexible Arbeitszeiten, ortsunabhängiges Arbeiten innerhalb Deutschlands (remote) mit abwechslungsreichen Terminen vor Ort

• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sichtbare Ergebnisse zu erzielen

• Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung

• Mehrtägige Team-Offsite mindestens einmal im Jahr

• Technische Ausstattung für Remote-Arbeitsplatz

• BahnCard 25 Business 1. Klasse

• Strukturiertes Onboarding, um den Einstieg zu erleichtern